Kiedy opisuje się proste systemy, zwykle pada przykład grzejnika wyposażonego w termostat. W systemie ustawiamy termostat na zadaną temperaturę, mierzymy temperaturę w pomieszczeniu i jeżeli jest ona niższa niż ustawienie termostatu, włącza się grzejnik. Grzejnik grzeje, potem znów sprawdzamy temperaturę w pokoju – jeżeli jest równa ustawieniu termostatu lub wyższa, grzejnik się wyłącza. Zaczynamy kolejny cykl.
Nie wiem, czy zdajesz sobie sprawę, ale w masz w sobie podobny system. No dobrze, słowo „podobny” nie oddaje złożoności procesów w Twoim ciele. Podobieństwo polega na tym, że też masz wbudowany system sprzężenia zwrotnego.
Zaczynasz pracować nad projektem, działasz. Jeżeli działasz mądrze, to śledzisz postęp. Jeśli widzisz postęp, Twoje ciało uwalnia pewne związki chemiczne (w ogromnym uproszczeniu), które wpływają na to, że masz chęć pracować nad projektem nadal (znowu uproszczenie). Śledzenie postępu jest tu czynnikiem, który sprawia, że utrzymujesz motywację do działania.
Co na to Twój mózg?
Jak to działa na poziomie mózgu i ciała, dobrze wyjaśniają Andrew Huberman w podcaście (warto sięgnąć do badań, na które autor się powołuje) oraz na przykład Robert M. Sapolsky w książce „Zachowuj się” (z całego serca polecam!). Oczywiście materiałów mówiących o motywacji jest o wiele więcej. Praktycznie w każdym z nich w pewnym momencie pojawia się spostrzeżenie, że świadomość postępu – wynikająca z jego śledzenia – bardzo motywację wspomaga.
Jeżeli dobrze rozumiem, to śledzenie postępu działa, bo jest powiązane z układem nagrody w mózgu.
Kiedy widzimy postęp w realizacji celu, mózg uwalnia dopaminę – neuroprzekaźnik związany z odczuwaniem przyjemności i nagrody. Dopamina sprawia, że czujemy się dobrze i jesteśmy bardziej zmotywowani do kontynuowania działań. To właśnie dlatego odznaczanie kolejnych kroków na liście zadań czy obserwowanie postępu w aplikacjach śledzących cele jest tak satysfakcjonujące.
Śledzenie postępu redukuje także niepewność i zwiększa klarowność naszych celów. Kiedy mamy jasny obraz, gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy, niepewność i stres maleją, a to z kolei sprzyja wyższemu poziomowi motywacji. Mózg lubi przewidywalność i jasno określone ścieżki do celu, co dodatkowo wspiera motywację.
Jak śledzić postępy?
Istnieje wiele sposobów na sprawdzanie, jak daleko jesteś w projekcie, w budowaniu nawyku, w działaniu nad swoim celem. Warto dobrać sposób śledzenia postępu do typu aktywności. Niektóre działania (projekty, cele, nawyki) składają się z bardzo konkretnych, niedużych zadań, które łatwo zweryfikować jako zakończone. Inne są seriami powtarzalnych kroków, które dopiero po pewnym czasie sumują się do widocznego rezultatu (zakończenia zadania) – jak codzienna nauka słówek w obcym języku albo codzienne pisanie… żartu.
Trackery
Ostatni przykład to oczywiście odwołanie do słynnej „metody Seinfelda” – komik Jerry Seinfeld, zapytany, jak to robi, że regularnie tworzy nowe żarty, odpowiedział, że codziennie siada na kilkadziesiąt minut i niezależnie od okoliczności pisze. Zaznacza potem w kalendarzu duży czerwony znak ❌. Następnego dnia robi to samo i następnego znowu. Po pewnym czasie jego jedynym zadaniem jest nie przerywać łańcucha ❌ ❌ ❌.
To prosta metoda, którą może zastosować każdy. Oczywiście istnieje wiele aplikacji wdrażających to podejście. Ja najbardziej zachęcam do używania kartki lub kalendarza, który wisi na ścianie – ale jeżeli chcesz korzystać z aplikacji, oczywiście też ma to szanse zadziałać. Trzeba tylko pamiętać, aby regularnie aplikację otwierać. Polecam HabitShare, także ze względu na bardzo łatwy w obsłudze model dzielenia nawyków z innymi osobami.
Kolejnym wariantem jest zapisywanie zadań na tablicy suchościeralnej. Ja tak robię dla najważniejszego w danym momencie mojego projektu. Zapisuję kamienie milowe i po zrobieniu każdego z nich przekreślam go na tablicy – dzięki temu widzę, ile już kamieni milowych już za mną. Teraz mam tak rozpisany projekt aktualizacji kursu „Poznaj talenty”.
Są osoby, które do śledzenia używają słojów z czymś w środku – każde wykonane zadanie „odznaczają” przeniesieniem pojedynczego elementu z jednego słoja do drugiego. James Clear sugeruje, że mogą to być spinacze biurowe. Po jakimś czasie widać, że w słoju, który był pusty, zgromadziło się już dużo spinaczy, czyli wiele rzeczy zostało zrobionych.
Dla osób, które regularnie piszą w papierowych notatnikach, dobrym sposobem jest rozpisanie śledzonego obszaru na jednej z pierwszych stron. Jeśli często tam zaglądasz, będziesz na bieżąco widzieć postęp.
Kiedy śledzenie postępów trackerami nie działa, to…
Odkryłem to ostatnio dzięki społeczności Intencjonalnie.pl. W czasie rozmowy o śledzeniu postępów po jednym z wyzwań w społeczności pewna osoba powiedziała, że dla niej samo zaznaczanie „X”, kiedy się coś zrobiło, nie działało. Ale zaczęło działać, kiedy do „X” dopisała, co dokładnie zrobiła. Czyli kontekst i dodatkowa informacja sprawiły, że śledzony postęp był motywujący. Jeżeli więc zwykłe trackery u Ciebie nie działają, może dopisanie dodatkowej informacji okaże się pomocne?
Testy
Swego rodzaju sposobem mierzenia postępu jest też… testowanie. Działa to dobrze zwłaszcza w obszarach, w których włożony wysiłek widać w osiąganych wynikach.
Ja sam używałem testowania do mierzenia na przykład przy bieganiu – kiedy chciałem przebiec swój najszybszy maraton, regularnie biegałem w ramach Parkrun i dzięki temu często sprawdzałem, jak rozwija się moja prędkość (Parkrun to biegi na całym świecie, zwykle organizowane w miastach w każdą sobotę – można przebiec odmierzone 5 km i dostać swój czas).
Tak samo testowanie pomagało mi przy nauce żonglowania: sprawdzałem, jak długo jestem w stanie żonglować po pewnym czasie nowych ćwiczeń.
Ostatnio testuję to podejście, ucząc się zapamiętywania talii kart. Chcę zapamiętywać całą talię, czyli 52 karty, i co jakiś czas sprawdzam, z iloma już sobie radzę.
Śledzenie postępów przez kanban i mierniki
Postępy można mierzyć także w życiu zawodowym, w kontekście zespołowym. Z jednym z moich zespołów pracowaliśmy nad poprawą obsługi zgłoszeń i do zarządzania zadaniami używaliśmy tablicy kanbanowej.
W skrócie działa to tak, że odzwierciedlamy na tablicy proces: w najprostszym ujęciu dzielimy zadania na „Do zrobienia”, „W trakcie” oraz „Zrobione”. Każda osoba w zespole bierze zadanie z kolumny „Do zrobienia” i przenosi je do kolumny „W trakcie”. Pracuje nad nim, aż skończy, a wtedy przenosi je do kolumny „Zrobione”. Co ważne, liczba zadań, które mogą się znajdować w kolumnie „W trakcie”, jest ograniczona – czyli jak chce się wziąć kolejne zadanie, najpierw trzeba skończyć to rozpoczęte.
My mieliśmy trochę bardziej skomplikowany proces i więcej stanów pośrednich, co też było odwzorowane na tablicy. Chcieliśmy sprawdzać, czy nasze zmiany działają, dlatego posługiwaliśmy się miernikami wydajności.
Były to dwa „klasyczne” mierniki: lead time (czas od zgłoszenia usterki przez klienta do rozwiązania problemu) oraz cycle time (czas od rozpoczęcia pracy nad zadaniem do rozwiązania). Dzięki temu, że zautomatyzowaliśmy śledzenie mierników, od razu mieliśmy informacje o postępie – wraz z naszymi zmianami wartości mierników spadały, czyli coraz szybciej rozwiązywaliśmy zadania. To było bardzo motywujące dla zespołu!
W swoim zawodowym projekcie – jeżeli został dobrze rozpisany – na pewno także możesz wyróżnić mierniki, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi na bieżąco sprawdzać, jakie postępy już poczyniliście.
A co, jak nie widać postępów?
Czasami będzie tak, że przez długi okres pracy (działania) nie zauważysz postępów – wystąpią one dopiero jako efekt kumulacji włożonego wysiłku. Jak więc śledzić postępy widoczne dopiero po dłuższym czasie? Jak utrzymać motywację?
Jest na to prosty i skuteczny sposób – który sprawdzi się przy spełnieniu dwóch podstawowych założeń:
- To, co robisz i w czym śledzisz postępy, jest dla Ciebie ważne i wiesz, dlaczego wkładasz w to wysiłek.
- Działasz w ramach sprawdzonego procesu, może takiego, który ktoś już przeszedł (tu polecam książkę „Droga na szczyt” Andersa Ericssona).
Jeżeli oba warunki są spełnione, to dobrze działa monitorowanie i notowanie… włożonego wysiłku.
Gdy wiesz, że działasz w ramach sprawdzonego procesu, zapisuj, ile już było sesji treningowych, godzin spędzonych nad zadaniem, sesji pomodoro itd.
Od dłuższego czasu medytuję i na początku nie czułem efektów. Zacząłem zapisywać, ile minut spędziłem w sumie na medytacji. Codziennie dodawałem po 10–20 minut. Po kilku miesiącach i jakichś 1500 minutach medytacji zacząłem widzieć pierwsze efekty i postępy. Wtedy to one zaczęły mnie motywować – ale wcześniej w nawyku utrzymywały mnie przybywające na liczniku minuty.
Tak samo było początkowo z bieganiem: notowałem, ile treningowych kilometrów już przebiegłem. Zanim zacząłem zauważać lekkość w bieganiu, to kolejne dziesiątki pokonanych kilometrów dawały mi motywację.
Śledzenie postępów z przyjacielem
Ostatnim sposobem na śledzenie postępów jest pomoc od kogoś, kogo poprosisz o wsparcie w tym procesie.
To też zadziała tylko przy niektórych typach projektów – ale wsparcie dobrane w odpowiednim momencie może być bardzo skuteczne.
Mnie pomogło, kiedy uczyłem się pisać: podsyłałem swoje teksty zaufanej osobie z prośbą, żeby dała mi znać, gdy zacznie zauważać jakieś oznaki postępów. Po kilkudziesięciu tekstach zaczęła mi pokazywać małe ślady poprawy. Po kolejnych kilkudziesięciu zapisanych kartach dostałem informacje o kolejnych obszarach z postępem – którego sam nie zauważałem. Dzięki drugiej osobie dostrzegłem progres i wytrwałem w działaniu.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że pokazałem Ci, że warto śledzić postęp. Jeżeli tak, to teraz czas na Twoje działanie i przetestowanie wybranych metod. Który sposób wybierzesz? Który wydaje Ci się najbardziej Twój? Będę czekał na informacje o Twoich postępach w czymś, co jest dla Ciebie ważne!
Bibliografia i netografia
- Robert M. Sapolsky, „Zachowuj się. Jak biologia wydobywa z nas to, co najgorsze, i to, co najlepsze”, Media Rodzina 2021.
- „The Self-Motivation Toolkit: How to Stay Curious and Committed”, https://nesslabs.com/self-motivation-toolkit, dostęp: 19.04.2024.
- „The Science of Setting & Achieving Goals”, https://www.youtube.com/watch?v=t1F7EEGPQwo&t=5668s, dostęp: 19.04.2024.
