Piramida produktywności zespołu

Od czego zaczyna się produktywność zespołu? Od produktywności osób w zespole, od produktywności lidera lub liderki, a może jeszcze od czegoś innego?

Zanim odpowiem na to pytanie, chciałbym przypomnieć, że wszystko, co piszę o produktywności, bazuje na jednym istotnym założeniu. Produktywność osobista i zespołowa nie jest celem, do którego warto dążyć. Produktywność jest narzędziem osoby lub zespołu, które pomaga osiągać zamierzone wyniki. Dążymy do osiągnięcia wybranych wyników i efektów.

Produktywność tak rozumiana jest trochę jak prawo jazdy (porównanie usłyszałem u Cala Newporta). Prawo jazdy i umiejętność jazdy samochodem służą efektywnemu przemieszczaniu się z punktu A do punktu B. Jednak rzadko posiadanie prawa jazdy i umiejętność prowadzenia samochodu są celem samym w sobie.

Produktywność w firmie – błędne myślenie

Zwykle firmy, kiedy zamawiają szkolenia i warsztaty o produktywności, zaczynają od… produktywności osobistej pracowników i pracowniczek. To oczywiście ważny element pracy nad produktywnością. Bez osobistej efektywności ludzi pracujących w organizacji trudno będzie osiągnąć efektywność całej firmy. Ale jeżeli właśnie tak zaczynasz szkolenia i warsztaty, przypomina to sytuację, w której dbasz o ciśnienie w kołach samochodu i o bieżnik, a zaniedbujesz sprawdzenie, czy silnik dobrze działa, ma wystarczające ilości płynów i czy generalnie jest sprawny.

Produktywność w firmie – od czego zacząć

Poziom pierwszy: podstawa piramidy

Przewrotnie napiszę, że warto zacząć od zdefiniowania, co dla nas w firmie oznacza produktywność. Bo, jak pisałem we wstępie, produktywność nie powinna być celem, tylko narzędziem. Co z tego, że będziemy produktywnie działać, jeśli będziemy „produkować” niewłaściwe rezultaty. Ustawmy produktywność jako coś ważnego, coś, nad czym pracujemy – ale jako nad środkiem (narzędziem), który pozwala nam osiągać oczekiwane wyniki.

Nie znam produktywnej firmy, w której przynajmniej nie rozmawia się o tym, co chcemy osiągnąć (wizja) i jaką firmą chcemy być (misja).

Dlatego zanim zaczniemy tworzyć produktywny zespół, musimy przynajmniej się zastanowić, do czego jako firma dążymy. Kiedy rozmawiam z właścicielami i właścicielkami organizacji, to oni często czują, do czego dążą. Niestety zapominają przekazać to ludziom w firmie! A bez tego naprawdę trudno ustalać dobre cele, oczekiwane rezultaty i priorytety.

Punkt 1 pracy nad produktywnością: wyciągnąć z głowy osób zarządzających organizacją, do czego jako firma dążymy, co chcemy osiągnąć i jacy przy tym chcemy być!

Drugi poziom: rytm pracy

Kiedy pierwszy poziom piramidy produktywności zespołu zostanie położony, można zabrać się za budowę kolejnego. A jest to wyznaczony rytm pracy z priorytetami. Zwykle na liście zadań znajduje się więcej rzeczy do zrobienia, niż jako zespół jesteśmy w stanie zrobić. Zresztą tak samo jest w kontekście osobistych list „to do”. Wtedy niesamowicie istotne staje się regularne wybieranie, uzgadnianie i komunikowanie, czym się zajmiemy w najbliższym czasie. Co równie ważne, a może nawet ważniejsze, ustalamy też, czym się nie będziemy zajmować.

Jak to jest robione, jest kwestią wtórną. Najważniejsze, by dla wszystkich w zespole, w firmie było oczywiste, jakie są priorytety. Możemy to robić za pomocą OKR-ów, podejścia znanego z „12 tygodniowego roku”, sprintów scrumowych, tablicy kanbanowej czy jeszcze innych metod.

W efekcie każda osoba w zespole i w organizacji wie, czym się teraz zajmujemy i – powtórzę – czym się nie zajmujemy.

Wprowadzenie tego poziomu produktywności zwykle oznacza zbudowanie rytuałów i procesów, które obejmują całą firmę i wyznaczają rytm pracy.

Trzeci poziom: kontrakt zespołowy

Czy trzeci poziom to produktywność osobista? Otóż uważam, że nie. Jeszcze nie. Przed produktywnością osobistą wpływ na to, że powstanie produktywny zespół, ma uzgodnienie, jak jako zespół pracujemy. Mam na myśli stworzenie kontraktu zespołowego.

Taki kontrakt może opisywać i precyzować różne kluczowe zachowania i sposoby pracy w zespole. Oto kilka przykładów obszarów, które mogą być zawarte w kontrakcie i które wpływają na produktywność całego zespołu:

Jak szybko oczekujemy odpowiedzi na wiadomości wysłane w komunikatorach: natychmiast, w ciągu 15 minut, do dwóch godzin, do końca dnia? To ma kluczowy wpływ na to, na ile możemy „zniknąć” i skupić się na najważniejszym zadaniu (chyba że szybkie odpowiadanie na komunikatorze jest głównym zadaniem, ale w 99% przypadków nie jest…).
Czy odbieranie telefonów przy biurku jest OK? Jeżeli tak, to jak wpływa na skupienie innych osób?
Jak się komunikujemy, kiedy mamy za dużo pracy lub niejasne priorytety? Czy OK jest otwarcie o tym mówić i o to pytać?
Co musi być zawarte w zaproszeniu na spotkanie, żeby ktoś mógł świadomie podjąć decyzję, czy wziąć w nim udział? Może warto przyjąć zasadę: jeżeli nie jestem imiennie wymieniony/wymieniona w zaproszeniu wraz z informacją, dlaczego mnie zaproszono, to mogę na to spotkanie nie przyjść?

To tylko kilka pomysłów, ale pewnie już widzisz, jakiego rodzaju obszary warto skonkretyzować. Jak to wpływa na produktywny zespół? Tworzy przestrzeń na skupienie, wybieranie rzeczy najważniejszych, chronienie czasu i uwagi na pracę z priorytetami. A jednocześnie powstają zasady komunikacji i współpracy jasne dla wszystkich osób.

Czwarty poziom: produktywność osobista

Dopiero kiedy zbudujemy podstawę piramidy, dodamy drugi i trzeci poziom – możemy skorzystać z tego, że poszczególne osoby w organizacji działają produktywnie. Dopiero kiedy wiadomo, do czego dążymy jako organizacja, mamy rytm wyznaczania celów i priorytetów, do których dążymy obecnie, wiemy, jak pracować jako zespół – możemy pomagać pracownikom i pracowniczkom optymalizować ich pracę. A co robimy w ramach optymalizacji? Przykładowo:

wspieramy osoby pracujące w codziennym wyznaczaniu najważniejszych zadań
odpowiadamy na pytania o priorytety lub dajemy narzędzia do samodzielnego ich wybierania
dajemy ludziom przestrzeń na cotygodniowy przegląd ich pracy (przegląd tygodnia)
jasno określamy zakresy odpowiedzialności
uczymy pracowników/pracowniczki (i siebie) śledzić postępy
nieustannie przekazujemy członkom zespołów informację, co działa właściwie (docenienie) oraz co warto poprawić (informacja zwrotna) – czyli po prostu dobrze i na bieżąco się komunikujemy.

Zadbanie o powyższe rzeczy sprawi, że pracownicy i pracowniczki będą w stanie korzystać efektywnie z niższych poziomów piramidy i w rezultacie będą w przewidywalny sposób osiągać wyniki, które mamy nadzieję osiągnąć, ustawiając cały ten system.

Podsumowanie

Nie ma konsekwentnej produktywności w zespole bez zainwestowania czasu w podstawy piramidy, którą tu opisałem. Pewnie można by do niej dodać kilka poziomów (mam w planach taki rozszerzony opis kiedyś zrobić). To, co opisałem, wydaje mi się absolutnie podstawową wersją. Co ciekawe, kiedy czasami testuję ten koncept z liderami i liderkami, słyszę wręcz odwrotną opinię – że mój opis jest zbyt skomplikowany. Wtedy pytam, w jakim stopniu są zadowoleni i zadowolone z produktywności zespołu. W odpowiedzi słyszę milczenie, zwłaszcza od osób, które nie zadbały o bazowe poziomy piramidy.

Następne akcje?

Przypomnieć wizję i misję firmy – jeżeli są stworzone. Jeżeli nie – przygotować je.
Przypomnieć, w jakim rytmie firma pracuje nad priorytetami – jeżeli jest opisany. Jeżeli nie – rozpocząć pracę nad rytmem.
Stworzyć wraz z zespołem kontrakt zespołowy.

Istnieje prosty test, który pomoże Ci sprawdzić, co z powyższych rzeczy jest już gotowe. Zapytaj kilka osób z organizacji, jak wyglądają wizja i misja, w jakim rytmie pracujecie oraz na jakich zasadach. Jeżeli odpowiedzi będą się od siebie bardzo różnić, to znaczy, że masz przed sobą trochę pracy, aby mieć produktywny zespół.