Spotkanie zaraz się rozpocznie. Jak wykorzystać ten czas efektywnie? Jak sprawić, żeby czas spędzony na spotkaniu nie był czasem straconym?

Po pierwsze: mam nadzieję, że przeczytałeś/aś mój poprzedni post, o tym, co zrobić przed spotkaniem, i że udało Ci się wykonać te kilka rzeczy, aby przygotować się do niego. A po przeczytaniu tego wpisu będziesz wiedział/wiedziała co zrobić w czasie spotkania i po jego zakończeniu.

W czasie spotkania

Cel

Każde spotkanie (w idealnym świecie) ma swój cel. Zacznij spotkanie od przypomnienia tego celu. Wyjaśnij dlaczego się zbieracie i co chcecie osiągnąć jako wynik spotkania. Jeżeli jesteś uczestnikiem i cel spotkania nie został przedstawiony na początku, zapytaj o niego. Znając cel, łatwiej będzie skupić się na temacie spotkania.

Ten krok jest bardzo ważny, nawet jeżeli cel spotkania jest widoczny w treści zaproszenia. Wszyscy powinni wiedzieć po co się spotykają.

Agenda

Pokaż uczestnikom spotkania co będzie się na nim działo. Opisz, jakie tematy będą poruszane, kto będzie odpowiedzialny za każdy z tematów i jak będzie prowadzony każdy z nich (prezentacja, głosowanie, burza mózgów etc.).

Warto w agendzie zawrzeć czas na podsumowanie spotkania, pytania i jego ewaluację.

Zasady obowiązujące w czasie spotkania

Zanim przejdziesz do pierwszego punktu spotkania, warto przypomnieć podstawowe zasady obowiązujące w czasie jego trwania.

Każde spotkania może mieć inne zasady, ale kilka z nich jest na tyle ogólnych, że obowiązuje praktycznie zawsze:

• Zakaz używania telefonów.
• Przychodzenie na czas (jeżeli przerwa kończy się po 10 minutach, to spotkanie właśnie wtedy się zaczyna).
• Nie przekrzykujemy się.
• W czasie burzy mózgów nie krytykujemy się nawzajem, wszystkie pomysły są dozwolone.

Notatki

Po każdym spotkaniu do wszystkich uczestników spotkania powinny być rozesłane notatki. Im bardziej szczegółowe, tym lepiej. Ty jako organizator masz wystarczająco dużo pracy, dlatego warto poprosić kogoś o sporządzanie notatek. Poproś, aby notatki uwzględniały podjęte decyzje, wątpliwości oraz zdefiniowane akcje. Po spotkaniu roześlij notatki do wszystkich uczestników.

Nawiązanie do poprzedniego spotkania

Jeżeli spotkanie jest kolejnym z serii na dany temat, warto przypomnieć co zostało poruszone na poprzednim spotkaniu, jakie decyzje podjęto i co się wydarzyło od poprzedniego spotkania. Zapytaj, czy uczestnicy tak samo pamiętają ustalenia z poprzedniego spotkania, i czy zgadzają się z Twoim podsumowaniem.

Akcje

Zwykle w czasie spotkania zgadzacie się co trzeba zrobić po jego zakończeniu. Definiujecie, jakie akcje trzeba wykonać. Koniecznie trzeba je spisać.

W Making Waves zwykle zapisujemy je jako trójki:

• Kto – jedna wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonanie jednej akcji.
• Co – krótki opis tego co trzeba zrobić.
• Kiedy – zdefiniowana data do kiedy ta akcja ma być wykonana.

Osoba wyznaczona do wykonania akcji powinna się na to zgodzić. Powinna to być też osoba obecna na spotkaniu!

Ewaluacja spotkania

Ta część spotkania jest bardzo często pomijana, a jest bardzo istotna. Warto zebrać opinie uczestników na temat spotkania. Dzięki temu, organizując następne, będziesz wiedział/wiedziała co zrobić inaczej, aby spotkanie było jeszcze bardziej efektywne.

W agendzie spotkania zaplanuj na tę część około 5 minut, zwykle na samym końcu spotkania.

Użyj dowolnej metody zbierania tych informacji, może to być zbieranie karteczek, na których uczestnicy napiszą swoją opinie, możesz też otwarcie poprosić, żeby Ci powiedzieli co było dobrze zorganizowane, a co można zrobić lepiej.

Po spotkaniu

Roześlij notatki

Zbierz wszystkie notatki sporządzone w czasie spotkania, uporządkuj i wyślij do wszystkich zainteresowanych. Możesz to zrobić emailem, jako stronę w Waszym Wiki lub w jakikolwiek inny sposób praktykowany w Waszej firmie.

Przetwórz zdefiniowane akcje

Roześlij zdefiniowane akcje. Tak jak w przypadku notatek, użyj metody preferowanej w Waszej firmie. My (w Making Waves) używamy do tego systemu JIRA. Dla każdej akcji powinieneś zdefiniować datę, do kiedy ma być wykonana akcja, oraz osobę za nią odpowiedzialną.

Ewaluacja

Wybierz jedną rzecz zgłoszoną w czasie ewaluacji i postaraj się ją poprawić w czasie następnego spotkania.

Opisałem większość związanych ze spotkaniami praktyk, które staram się stosować na co dzień. Co Ty robisz, aby wykorzystać czas na spotkaniach w jak najbardziej efektywny sposób?

Chciałbym się podzielić z Wami kilkoma prostymi sposobami jak zorganizować efektywne spotkanie. Nie spodziewajcie się rewolucyjnych rozwiązań, raczej zebrania w jednym miejscu kilku dobrych praktyk, które ja staram się stosować jak najczęściej.

Ten wpis po raz pierwszy opublikowany został przeze mnie na blogu Making Waves.

Opis sposobów podzieliłem na trzy części, wymieniając co robię przed, w trakcie i po spotkaniu. Każda z porad ilustrowana jest moim odręcznym rysunkiem. Powstały one w trakcie prezentacji tego tematu na jednym ze spotkań w Making Waves. Osoba, która rozpoznała najwięcej rysunków wygrała nagrodę.

Zacznijmy od początku, czyli od tego, co się dzieje przed spotkaniem ☺

Pisząc „przed spotkaniem”, mam na myśli wszystko, co dzieje się od czasu, kiedy pomyślicie „powinniśmy się spotkać”, do czasu, kiedy ludzie są zaproszeni na spotkanie.

Czy spotkanie jest w ogóle potrzebne?

Pierwszą rzeczą, jaką robię, kiedy przychodzi mi na myśl, że warto się spotkać, jest podjęcie decyzji, czy spotkanie jest w ogóle potrzebne. Zadaję sobie kilka pytań:

• Czy mogę zamiast tego wysłać emaila?
• Czy muszę się spotykać z tymi ludźmi i zajmować ich czas?
• Czy mogę te decyzje podjąć sam?
• Co się stanie, jeżeli spotkanie się nie odbędzie?

Zadając sobie te pytania, chcę się upewnić, że nie marnuje swojego i czyjegoś czasu.

Jaki będzie rezultat spotkania?

Jestem już pewny, że spotkanie powinno się odbyć. Teraz nadszedł czas, aby dobrze zdefiniować oczekiwany rezultat spotkania. W tym momencie próbuję wypisać kilka punktów, których potem użyję, aby zweryfikować, czy spotkanie było udane.

Kogo powinienem zaprosić?

Jeżeli już wiem co chcę osiągnąć na spotkaniu, przechodzę do następnego kroku – zapraszam uczestników.

Z doświadczenia wiem, że zapraszanie zbyt wielu osób mija się z celem i raczej nie służy temu, żeby spotkanie było efektywne. Staram się zaprosić tylko takie osoby, które mogą mieć coś do powiedzenia w temacie spotkania. Pozostałych mogę po prostu powiadomić o wynikach spotkania emailem.

Zwykle na tym etapie robię małe ćwiczenie – obliczam koszt spotkania. Mnożę ilość ludzi na spotkaniu przez średnią stawkę godzinową, którą zapłaciłby nam klient za ich pracę. W wyniku otrzymuje „cenę” spotkania i mogę zweryfikować, czy spotkanie „opłaca się”.

Czas

W poprzednim punkcie wspomniałem o koszcie spotkania. Miej to na uwadze, kiedy ustalasz jego długość. Domyślny czas trwania spotkania w Outlooku to 30 minut. Ale przecież spotkania mogą trwać 15, 40 lub 25 minut. To pole jest edytowalne! (Naprawdę, sprawdziłem! Czasami ustalam spotkanie na 29 minut, sprawdzając, czy uczestnicy to zauważą ;))

Zaproszenie

Znasz już:

• Oczekiwany rezultat spotkania
• Listę uczestników
• Jak długo będzie trwało spotkanie

Najwyższy czas zaprosić uczestników. Poinformuj ich o tym, co już wiesz o spotkaniu! Uwzględnij w zaproszeniu cel spotkania i oczekiwany rezultat. W moich zespołach staram się wprowadzić zasadę, że jeżeli zaproszenie na spotkanie jest puste, to każdy ma prawo je odrzucić.

Agenda

Kiedy przygotowujesz się do spotkania, tworzysz jego agendę. Jeżeli jest już ona gotowa, poinformuj o tym uczestników spotkania!

Posiadając te informacje, będą mogli się do niego przygotować, bo będą wiedzieli co zostanie  omówione na spotkaniu. Jest to także dobra okazja, aby ich zapytać, czy to, co planujesz na spotkanie jest wystarczające. Może jest coś, co pominąłeś/pominęłaś i inni o tym przypomną?

Notatki

Jeżeli spotkanie jest kolejnym w danym temacie, przypomnij uczestnikom o tym, co działo się na poprzednich spotkaniach. Roześlij notatki z tamtych spotkań. Dzięki temu dajesz szansę wszystkim uczestnikom lepiej się przygotować.

Prawdopodobnie jest o wiele więcej rzeczy, które można i powinno się zrobić przed spotkaniem. Powyższe zasady staram się stosować na co dzień. Wydaje mi się, że pomagają one organizować bardziej efektywne spotkania. Jest to warte podjętego wysiłku.

Porady co zrobić w trakcie spotkania i po nim – wkrótce!