Wstając rano na trening najtrudniejsze jest wyjście z łóżka. Wszystko co potem jest dużo prostsze. Nawet najcięższy trening. Zaplanowanie tego, co stanie się zaraz po przebudzeniu zwiększa szansę zrobienia treningu. Dlatego dzień wcześniej przygotowuję sobie ubranie na trening i pierwszą rzeczą, którą robię po obudzeniu się jest ubieranie. To jest mój „pierwszy krok”. Potem już jakoś idzie. Tak samo jest z zadaniami – w większości przypadków najtrudniej jest zacząć.
Bardzo rzadko zadania, które dodaję do mojej listy są możliwe do wykonania w krótkim czasie. W większości są to zobowiązania wymagające wielu czynności. Czasami są to tak duże zadania, że widząc je na liście wręcz nie chce mi się ich robić. Czy chciałoby się Wam zabrać za zadanie zdefiniowane w taki sposób:
- napisz pracę dyplomową
- zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
- zamów meble do kuchni
Już samo przeczytanie takiej nazwy zadania jest demotowujące. Dodatkowo ciężko jest określić czas jego wykonania. Nie mówiąc o tym, że trudno wybrać takie zadanie jako MIT (Most Important Task – zainteresowanych odsyłam do tego wpisu). Co więc z nimi zrobić? Rozbić je na serię mniejszych kroków. A tak naprawdę zdefiniować tylko jeden lub dwa pierwsze kroki. To wystarczy, aby zacząć pracę nad zadaniem i w ten sposób zbliżać się do jego zakończenia. Zobaczcie sami, czyż nie jest łatwiej rozpocząć zadania tak zdefiniowane?
- napisz pracę dyplomową
- 1 krok – znajdź szablon pracy dyplomowej
- 2 krok – wypisz nazwy rozdziałów
- zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
- 1 krok – wyślij ankietę z pytaniem, kto weźmie udział
- 2 krok – wypisz możliwe daty spotkania
- zamów meble do kuchni
- 1 krok – stwórz folder w Dropbox i skopiuj tam wszystkie projekty
- 2 krok – wyślij maila do znajomych, którzy ostatnio robili kuchnię. Zapytaj ich o namiar na stolarza wraz z prośbą o opinię o nim.
Tak opisane zadania znajdują się na mojej liście zadań na dany dzień i takie wybieram jako MITy. Ich wykonanie nie jest czasochłonne, nie zajmą więcej niż jeden, może dwa pomodoro. Takie zadania jest łatwo rozpocząć i zrobić.
Po wykonaniu każdego kroku sprawdzam, czy główne zadanie jest już wykonane (odpowiadam sobie na pytanie: czy efekt jest wystarczający?). Jeżeli nie jest wykonane, to definiuję następne kroki dla każdego z nich, zapisuję je na liście zadań i zabieram się za kolejne zobowiązanie. Dla przykładowych zadań wypisanych powyżej kolejne kroki, po wykonaniu poprzednich, mogłyby być zapisane jako:
- napisz pracę dyplomową
- 3 krok – napisz 150 słów pierwszego rozdziału
- zorganizuj dwudniowe spotkanie działowe
- 3 krok – potwierdź budżet dla odpowiedniej listy osób
- zamów meble do kuchni
- 3 krok – umów się na spotkanie z 3 stolarzami
Łatwe? Na pewno łatwiejsze niż wykonanie całości od razu. Z mojego doświadczenia wynika, że ten sposób organizacji pracy pomaga przede wszystkim w rozpoczęciu zadań, które wydają się za duże lub za trudne. W ten sposób jest mi też łatwiej znaleźć czas na ich wykonywanie. Łatwiej mi znaleźć 30 minut czasu na zrobienie prostego kroku niż 3-4 godziny na zrobienie całego zadania.
Zadania rozbite na serie kroków w moim systemie nazywam projektami. W jednym z następnych wpisów pokażę jak nimi zarządzam na co dzień.
Dajcie proszę znać, czy Wy też podobnie podchodzicie do swoich zadań. Jak sobie radzicie z tymi największymi?
Artykuły powiązane o moim systemie prodktywności
Ten wpis jest częścią serii wpisów o moim systemie produktywności – sprawdzonym sposobie na bycie produktywnym i sprawne zarządzanie czasem i zadaniami.
Ukończone części są zaznaczone jako aktywne linki do tych wpisów.
- Właściwy sposób
- Zapisuj wszystko
- Jedna lista
- Przetwarzanie zadań
- Projekty
- Następna akcja
- Efekt końcowy
- Cotygodniowy przegląd systemu
- Właściwy czas
- MIT czyli najważniejsze zadania
- Zarządzanie kalendarzem
- Wybieranie zadań ważnych ale nie pilnych
- Właściwe rzeczy
- Jedna rzecz
- SMART
- Mierzenie postępu nie tylko wyników
- Inne zwyczaje
- Cudowny poranek
- Liczenie kalorii
