Chyba każdy notuje – na różny sposób, w różnych okolicznościach, ale gdzieś jakieś notatki zapisujemy. Co potem z nimi robimy? Przypuszczam, że dostałbym wiele odpowiedzi na to pytanie – od „nic” po opis zaawansowanego systemu zarządzania notatkami. Dla mnie odpowiedź na to pytanie brzmi „to zależy”. Uzależniam to od tego, po co daną notatkę sporządziłem. Stworzyłem swój system notowania i zarządzania notatkami, wokół którego buduję nawyki, aby notowanie i przetwarzanie notatek było jak najprostsze i pochłaniało jak najmniej energii.
Część informacji opisanych w artykule opowiedziałem też w formie wideo, które stanowi uzupełnienie tego artykułu.
Kiedy i co notuję
Zanim napiszę o nawykach, to wymienię notatki, które ja robię – bo mój system jest dopasowany do moich notatek. Warto, żebyście wiedzieli, jakie mam potrzeby, abyście potem mogli dostosować nawyki w notowaniu do własnych potrzeb.
Notuję w kilku kontekstach.
Spotkania 1:1 (coachingowe)
Z każdego spotkania indywidualnego, zwłaszcza takiego, które jest kolejnym z serii spotkań, przygotowuję notatkę. Notuję już w trakcie spotkania. Zwykle robię to ręcznie na iPadzie, używając aplikacji Notability. Czasami notuję ręcznie w notatniku.
Notatki ze spotkań
Czasami prowadzę spotkania lub uczestniczę w nich. Jeżeli chcę mieć z nich notatki, to oczywiście spisuję je w trakcie spotkania. Najczęściej ręcznie na iPadzie, czasami bezpośrednio na komputerze (jeżeli inni też korzystają z komputera).
Notatki z książek
W tym przypadku robienie notatek zależy od tego, jaką czytam książkę i w jakim formacie. O tym, jak notuję w książkach, pisałem już wcześniej, to praktycznie się nie zmieniło.
- e-book non fiction – zaznaczam ciekawe dla mnie fragmenty, stosuję oznaczenia opisane w artykule powyżej w wersji dla Kindle
- !imp – ważne
- !mail – wysłanie czegoś
- !link – warto sprawdzić
- !todo – zadanie
- e-book fiction – zaznaczam ciekawe cytaty i fragmenty
- papierowa non fiction – tak samo, jak w przypadku e-booka, stosuję ikonki
- papierowa fiction – zaznaczam ciekawe cytaty i fragmenty
- audiobook – czasami zaznaczam ciekawe momenty, ale jak coś ze mną mocno zarezonuje, to zapisuję od razu w Drafts (pisząc na klawiaturze lub dyktując)
Notatki z podcastów
Równie często jak z książek notuję z podcastów. Słucham ich dla wiedzy, którą potem chcę przetworzyć i zapisać w swoim systemie. Do słuchania używam aplikacji Overcast, która pozwala wysyłać link z oznaczeniem czasu. Korzystam z tej funkcjonalności i wysyłam takie linki do wspomnianego wcześniej Drafts, dopisując kilka słów kontekstu.
Przetwarzanie notatek – nawyki
Przez kilka lat testowania różnych podejść do notowania wykształciłem nawyki, które bardzo mi pomagają efektywnie notować i zarządzać notatkami. Oczywiście cały czas jest to proces i jeśli trafiam na nowy sposób notowania, to go testuję, aby zdecydować, czy chcę go włączyć do swojego systemu. Teraz na przykład wypróbowuję „the slip box” oparty na metodzie Niklasa Luhmanna. Nie opisuję jej tu jednak, bo jeszcze ją testuję.
Nawyk 1. Zapisywanie jak najbliżej myśli, że warto coś zapisać
Pierwszy i bardzo ważny dla mnie nawyk polega na zapisywaniu zaraz, jak tylko w głowie pojawi się myśl „warto to zapisać”. Tak samo jak z zadaniami, tak i z notatkami nie ufam swojej pamięci. Czy to notatka z książki, pomysł, cytat, plan – cokolwiek, co przychodzi do głowy w okolicznościach, w których aktualnie jestem, co traktuję jako notatkę, warto zapisać.
Jeżeli mam pod ręką telefon, komputer lub tablet – zapisuję w aplikacji Drafts. Ma bardzo prosty interfejs, zaraz po włączeniu automatycznie pokazuje mi widok nowej czystej notatki, obsługuje markdown i synchronizuje się między urządzeniami.
Jeśli jadę samochodem, biegnę lub z jakiegoś innego powodu nie mam możliwości zapisać tekstu, wtedy dyktuję notatkę głosowo, używając tej samej aplikacji w zegarku. Jest to superwygodne, bo od razu mowa jest zamieniana na tekst i powstaje notatka, którą potem mogę przetwarzać tak jak inne.
Czasami najwygodniejsze, co mam pod ręką, to notes i coś do pisania – też z tego korzystam.
Nawyk 2. Wieczorne przetwarzanie notatek, których kontekst jest ważny
Wieczorem, w ramach zamknięcia dnia (kilka czynności, które pomagają mi uporządkować to, co się w ciągu dnia wydarzyło) przetwarzam notatki z Drafts. Czasami jest ich kilka, czasami kilkanaście. Wiem, że jak nie zrobię tego na poziomie dnia, to potem po tygodniu mogę nie pamiętać kontekstu notatki. Lepiej więc zrobić to od razu. To trochę jak z zapisywaniem wydatków – jak nie zapiszę wydatków danego dnia, to po kilku dniach nie umiem sobie przypomnieć, z czym wiązała się dana transakcja.
Zajmuje mi to od 5 do 15 minut, bardzo rzadko dłużej. Każda notatka jest zapisana w odpowiednim miejscu w Notion, gdzie wdrożyłem organizację zgodnie z podejściem PARA, które pozwala mi szybko zdecydować, gdzie dana notatka ma być zapisana, i jednocześnie bardzo ułatwia odnajdywanie notatek po pewnym czasie, bo wiem, gdzie ich szukać.
Nawyk 3. Tygodniowe porządkowanie notatek – „notatkowy inbox zero”
W ramach przeglądu tygodniowego przetwarzam wszystkie notatki z tygodnia, których nie przetworzyłem w ciągu zamknięcia dnia. Głównie są to notatki ze spotkań zapisane w Notability w iPadzie – wrzucam je w odpowiednie miejsce w Notion, na strony klientów, dopisując daty i wypisując z nich zadania i inne ważne informacje, którymi chcę się zająć przed kolejnym spotkaniem.
Moim celem jest osiągnięcie notatkowego „inbox zero” – po przeglądzie tygodnia nie mam notatek, które nie byłyby zapisane w docelowym miejscu.
Nawyk 4. Przeglądanie notatek z książek
Notatki z książek to obszar, który wciąż optymalizuję. W tej chwili, tak jak pisałem wyżej, testuję nową metodę, która trochę zmieni sposób przetwarzania notatek z książek.
Na ten moment robię kilka powtarzalnych rzeczy:
- kiedy zaczynam książkę, dodaję do aplikacji do zarządzania zadaniami zadanie „opracuj książkę XYZ”;
- tworzę w Notion stronę dla tej książki;
- po przeczytaniu książki opisuję ją w Notion (ustawiam wtedy datę dla zadania);
- dodaję książkę do serwisu Goodreads (długo wybierałem, z którego serwisu chcę korzystać, i wybrałem właśnie ten);
- dodaję wybrane notatki z książki do wspólnej mapy myśli, która zawiera zapiski podzielone na tematy, tak aby grupować notatki z różnych książek w kontekście interesującego mnie zagadnienia.
Przeglądam tę mapę myśli raz na miesiąc – czasami dopisuję tam szczegóły lub połączenia.
Nawyk 5. Kopia zapasowa
Nawyk robienia kopii zapasowej nie jest bezpośrednio połączony z notatkami, ale bardzo istotny w tym kontekście. Jeżeli tylko jest taka możliwość, to wybieram aplikacje, które robią kopie bezpieczeństwa automatycznie – np. iThoughtsX, która automatycznie robi kopie w iCloud. W przypadku Notion, oprócz tego, że firma produkująca aplikację robi kopie zapasowe, to ja raz w miesiącu robię lokalną kopię wszystkich notatek w formacie klikalnego HTML-a. W najgorszym wypadku będę miał nieedytowalną, ale pełną kopię notatek.
Podsumowanie
Największa zmiana, jaką wprowadziłem do notowania w ostatnich latach, to celowość każdej notatki. Mocno pracuję nad tym, aby nie notować dla samego notowania. Jeżeli już coś zapisałem, to chcę to zachować w takim miejscu i w taki sposób, który pozwoli mi skorzystać z tego, kiedy będę tego potrzebował – będzie tam zapisane tyle, ile trzeba, i będzie to łatwo znaleźć. Temu służy wypracowany przeze mnie system, po to buduję nawyki wokół notowania, aby móc namacalnie korzystać z tego, co notuję.
