Usłyszeliście kiedyś takie pytanie? Ja tak! Chodzi oczywiście o technikę “pomodoro”.

“Pomodoro” to popularna technika zarządzania czasem. Nazwa pochodzi od urządzenia odmierzającego czas w kuchni. Autor tej techniki miał takie urządzenie w kształcie pomidora, stąd nazwa “pomodoro”.

Informacje o technice “pomodoro” można bez problemu znaleźć w Internecie, jest wiele stron, które ją opisują. Ja tutaj przypomnę tylko podstawowe założenia. Opiszę za to jak ja wykorzystuję tę technikę w mojej codziennej pracy.

Zasady są bardzo proste. Potrzebujemy listę zadań i urządzenie, które może odmierzyć 25 minut (tyle wynosi jedno pomodoro). Ustawiamy na zegarku, w telefonie, gdziekolwiek 25 minut i zaczynamy pracę nad jednym wybranym zadaniem z listy. W tym czasie pracujemy tylko nad tą jedną rzeczą, nie przerywamy pracy ignorując wszelkie sygnały, które nas rozpraszają. Po 25 minutach robimy sobie 5 minutową przerwę. Jeżeli zadanie zostało ukończone, w następnym pomodoro robimy kolejne, jeżeli nie, to kontynuujemy pracę. Po 4 pomodoro robimy sobie dłuższą przerwę.

W praktyce nie zawsze udaje się uniknąć rozproszenia, czasami trzeba oderwać się od bieżącego zadania. Wtedy warto zapisać, co nas rozproszyło i przy następnych pomodoro zaplanować jak tego uniknąć.

Dlaczego to działa? Oczywiście twórca tej techniki podaje całą teorię. Dla mnie, w uproszczeniu, ta technika jest skuteczna, bo po pierwsze wymaga ode mnie tylko 25 minut skupienia. 25 minut to nie jest długo, jest to czas “do ogarnięcia”. Drugi powód to zauważalny postęp w wykonaniu zadania, w widoczny sposób przybliżamy się do jego zakończenia. Nawet jeżeli zadanie wymaga więcej niż jedno pomodoro, dostrzec można, że część jest już zrobiona. A to motywuje (przynajmniej mnie) do kontynuowania pracy nad tym zadaniem w kolejnych pomodoro.

Tyle teorii. Jak ja wykorzystuję tę technikę na co dzień?

Każdego dnia mam wiele spotkań, zaplanowanych rozmów telefonicznych itp., które są rozrzucone po całym dniu. Między spotkaniami zwykle mam przerwy. Czasami jest to 30 minut, czasami godzina, a kiedy indziej więcej czasu. Ten czas nie zawsze udawało mi się efektywnie wykorzystać. Miałem wrażenie, że nie ma sensu za nic się zabierać, bo przecież mam tylko 30 minut. Kończyło się to sprawdzeniem kilku maili, porozmawianiem z kimś itd. W pewnym momencie zauważyłem, że przy 3-4 i więcej takich 30-minutowych okresach dziennie tak naprawdę tracę czasami 2-3 godziny efektywnej pracy. Przestawienie spotkań, tak aby następowały po sobie było niemożliwe, nie było to zależne tylko ode mnie.  Stwierdziłem, że spróbuje przez te 30 minut skupić się na jednej wybranej rzeczy i może uda się w ten sposób coś konkretnego i namacalnego zrobić. I uniknąć poczucia przeciekania czasu przez palce. Do tego celu doskonale sprawdza się technika pomodoro. Włączam sobie zegarek (korzystam z dwóch prostych serwisów:Moosti orazTomato Timer) i wyświetlam go na monitorze podłączonym do laptopa. Postępuję zgodnie z założeniami pomodoro.

Efekty są świetne! W czasie moich 30-minutowych “przerw” między spotkaniami skupiając się przez 25 minut na jednym i tylko jednym zadaniu  zauważyłem, że jestem w stanie coś konkretnego zrobić. Jeżeli mam więcej niż 30 minut staram się w wtedy wykonać więcej pomodoro, pamiętając o przerwach. Rezultaty były tak zadawalające, że zacząłem stosować tę technikę prawie cały czas, pracując z wszystkimi zadaniami.

Jest jeszcze jeden dodatkowy efekt pomodoro, a dokładniej wyświetlania zegarka na dużym ekranie. Moi współpracownicy zauważyli odliczany czas. Na początku pytali co odmierzam. Wyjaśniłem im, że chodzi o pomodoro i że w ten sposób staram się skupić nad jednym zadaniem. Okazało się, że bez mojego proszenia zaczęli to respektować. Widząc włączone odliczanie czasu starają mi się nie przeszkadzać! Czekają aż skończy się odliczanie, do przerwy i dopiero wtedy do mnie podchodzą z pytaniami :)

U mnie ta technika sprawdza się znakomicie. To jak ją wykorzystuję teraz jest efektem kilkutygodniowych eksperymentów i próbowania różnych podejść. Obecnie pracuję w ten sposób, jeżeli tylko mam więcej niż 30 minut czasu.

Mam nadzieję, że trochę Was zainspirowałem do wypróbowania jej u Was, a przynajmniej do poczytania o niej.

Powodzenia!

Zdjęcie z kolekcji (c)The Ewan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0